Antes de proceder a analizar como podemos llegar a ser Gerentes de Proyectos altamente efectivos, debemos recordar un par de aspectos: 1- son las personas las que son críticas para lograr el objetivo del proyecto y 2- es el gerente de proyectos el que proporciona el liderazgo al equipo del proyecto para lograr el objetivo.
Tomando esto como base, podemos entonces proceder a enumerar algunas de las habilidades que debe poseer un Gerente de Proyecto, a saber: Capacidad de Liderazgo, Habilidades de Comunicación, Habilidades para Resolver Problemas, Habilidades Interpersonales, Habilidades para Administrar el Tiempo y Capacidad para el manejo de Estrés.
Estas habilidades están enfocadas a la dirección de las personas y las relaciones entre ellas. Ahora bien, la manera en como se dirigen estos dos aspectos, es la clave para ser efectivos en la gerencia de un proyecto y el recurso humano implicado.
Recordemos que la forma en como hacemos las cosas depende de nuestro carácter, y este a su vez, está determinado por nuestros hábitos, los cuales pueden llegar a generar nuestra efectividad o inefectividad.
Pero, la efectividad está en función de dos cosas: lo que se produce (metas, objetivos) y los medios o bienes de producción para obtener el producto deseado. Así que, si se quiere ser efectivo siempre, se debe tener esto presente en todo momento, lo cual, si lo vemos desde otro punto de vista, significa que debemos tener hábitos que nos hagan actuar continuamente con esto en mente.
Por tanto, para ser un Gerente de Proyectos efectivo debemos tener hábitos basados en buenos principios, que nos lleven a una dirección efectiva de las personas y las relaciones entre ellas.
Entonces: ¿qué hábitos debe tener un Gerente de Proyecto Efectivo? ¿Cómo pueden estos hábitos contribuir al desarrollo las habilidades anteriormente citadas que debe tener un Gerente de Proyecto?
Es interesante analizar el modelo de dirección que propone Stephen Covey en su libro “Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva”, puesto que si logramos desarrollar estos siete hábitos, entonces, de forma automática obtendremos las habilidades que un Gerente de Proyecto debe tener.
Pero veamos brevemente el modelo propuesto por Covey y cómo este nos puede ayudar a ser efectivos en la gerencia de proyectos.
Los 3 primero hábitos tienen que ver con el interior de la persona, con el dominio sobre uno mismo, estos son: 1- Proactivadad, 2- Comenzar con un fin en mente y 3- Establecer primero lo primero.
Los siguientes 3 hábitos tienen que ver con las relaciones interpersonales 4- Pensar en ganar/ganar, 5- Procurar primero comprender y luego ser comprendido y 6- Sinergizar.
El último hábito: “Afilar la sierra”, tiene que ver con el hecho de que debemos procurar una mejora continua en todo lo que hacemos, en revisar constantemente nuestras actitudes con el fin de determinar si estamos poniendo o no en práctica los 6 hábitos anteriores.
Capacidad de Liderazgo: el gerente de proyectos debe ser líder del equipo de trabajo que lo acompaña en la realización del proyecto, pero antes de querer ser líder de alguien más, uno debe ser primero líder de sí mismo. Es allí, en donde hábitos como el de la proactividad ayudan a ir en busca de ese liderazgo personal, al saber de que cada uno de nosotros es responsable de sus propias acciones y que tiene la libertad de elegir.
Por otra parte, el hábito dos, es el hábito del liderazgo personal, porque nos ayuda a definir hacia donde vamos, que es lo que queremos para nosotros mismos. Cuando tenemos muy claro que queremos para nuestras vidas, nos ayudará a clarificar mejor que es lo queremos lograr en cada uno de los proyectos que tengamos la oportunidad de gerenciar. No podemos ser líderes de otros si no somos primero nuestros propios líderes. Sin embargo, una vez que logremos ser líderes de nosotros mismos, el hábito de pensar en ganar/ganar nos ayudará a desarrollar excelentes habilidades en el liderazgo interpersonal.
El liderazgo interpersonal requiere visión (2do hábito de Covey), requiere proactivdad (1er hábito) y otras características del liderazgo personal basado en principios. Pero más importante aún, es que si logramos liderar bajo la filosofía de ganar/ganar vamos a crear relaciones duraderas, relaciones que valen la pena y que hará más fácil a las demás personas seguir a su líder de forma voluntaria, y con todas las ganas de hacer las cosas bien.
La capacidad de liderazgo en ocasiones requiere ser buenos en el arte de delegar, y el 3er hábito cuando nos enseña a establecer primero lo primero, nos enseña cual es la manera más efectiva de delegar tareas a otras personas.
Habilidades de comunicación: los gerentes de proyectos tienen que ser buenos comunicadores. El problema es que la mayoría de las personas no somos buenos comunicándonos, básicamente por que no sabemos escuchar. Cuando alguien nos dice algo nos precipitamos, buscamos arreglar las cosas de inmediato, sin embargo, es mucho mejor cuando escuchamos primero, de forma empática, así cuando ya sea necesario dar un consejo o tomar alguna acción determinada, tenemos todos los elementos suficientes para hacer una buena prescripción.
En ocasiones es necesario hacernos entender, es decir, necesitamos que otros nos comprendan, así que siguiendo lo que implica una buena comunicación podremos lograrlo.
Habilidades para resolver problemas: un buen Gerente de Proyectos debe ser un buen solucionador de problemas y para resolver problemas se necesita entre otras cosas mucha proactividad, se necesita ser un buen comunicador, lo que implica comprender primero y asegurarnos también de que somos comprendidos.
Hay situaciones en las que para resolver un problema se necesita la interacción de varias personas del equipo de trabajo, es allí donde el sexto hábito, el de sinergizar toma una trascendental importancia, y el Gerente de Proyecto debe aprender a generar una cooperación creativa entre los miembros de su equipo de trabajo, para la resolución de problemas y para todas las demás actividades del proyecto.
Habilidades interpersonales: es importante que el gerente de proyecto desarrolle una relación con cada persona del equipo de proyecto, debe conocerlos a fondo, sus cualidades, sus intereses, sus fortalezas y flaquezas. Las buenas habilidades interpersonales permiten establecer empatía con cada uno de los miembros del equipo y sin lugar a dudas, en este campo es de suma ayuda el hábito de ganar/ganar, el cual nos permite crear relaciones estables y duraderas. Es importante también la sinergia que se pueda alcanzar con cada uno de los miembros del equipo, con el fin de fortalecer cada vez más la relación interpersonal existente.
Habilidades para Administrar el Tiempo: un buen Gerente de Proyecto administra muy bien su tiempo y sin lugar a dudas el tercer hábito (Establezca primero lo primero) nos da una guía práctica y efectiva sobre la manera en como cada uno de nosotros debe administrar su tiempo, tomando como base sus principios y sus prioridades en la vida; dentro de las cuales, sin duda, estarán las prioridades del proyecto.
El séptimo hábito “Afilar la sierra”, es el hábito de la mejora continua, tanto en la puesta en práctica de los primeros 6 hábitos del modelo de Covey sobre la dirección de las relaciones interpersonales, como en otras dimensiones de la naturaleza humana.
Es importante notar que estos son hábitos, puede ser que tengamos algunos de ellos, otros quizás no, pero eso no quiere decir que no podamos llegar a convertirlos en nuestros hábitos.
Claro que no es fácil, como no es fácil adquirir el hábito de la lectura para quienes no lo tienen, o el hábito de una buena alimentación, pero con trabajo y esfuerzo se puede lograr. Eso es lo que representa el sétimo hábito, ayudarnos a que los primeros seis sean parte integral de nuestras acciones diarias. Solamente así lograremos ser Gerentes de Proyecto altamente Efectivos.
Por: Elmer Fonseca Umaña
Análisis sobre cómo aplicar la obra de Stephen R. Covey a la Adminstración de Proyectos
